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YESを引き出すメール交渉術

2015.12.12
YESを引き出すメール交渉術

【至急】を頻繁に使っていませんか?

こんにちは、成果につながるビジネスメールの専門家 熊谷です。

「どうしても早く読んでほしい」

「絶対にすぐ返事がほしい」

こんなとき、タイトルの最初に【至急】とつけることがあると思います。

それ、うまくいっていますか?

あまり頻繁に使うのは、おススメできないですよ。

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おススメできない理由1


オオカミ少年になるから。

これは予想できたかもしれませんね。

ちょっとしたことで(又は自分の都合だけで)、「至急」と使っていると、

いずれ相手はあなたの「至急」には、反応しなくなり、

普通のメールと同じ扱いになります。

メールに反応しなくなるだけではなく、

今一つ、信用できないな・・・という印象を与えてしまうこともあります。

 

おススメできない理由2


他にも同じように書く人はたくさんいるから。

これは結構、意識が及ばないところかもしれません。

ポジションが高ければ高いほど、忙しければ忙しい人ほど、

受け取るメールの数は膨大になります。

中には、「至急」と書かれたメールがいくつもあるでしょう。

そう、あなた以外の人も、「至急」と書いて送っているということです。

 

どうすれば、早く読んでもらえるのか?


「至急」と書く以外にどんな方法があるのか?

結論から言ってしまうと、

『「タイトル」で相手にしてほしい行動を伝えるようにする』

なのですが、

 

具体的にいうと、まず、考えてほしいのは、

『そのメールを読んでもらって、どうしてほしいのか?』

ということです。

おそらく、たいていの場合、読んでもらったら終わり、ではなく

何かアクション(返事をもらう)が必要なはずですよね。

「読んでもらう」ことではなく、

「やってほしいこと」にフォーカスして考えましょう。

 

たとえば、3日以内に返事が欲しいなら、

期限をタイトルに入れて

【12/15までにお返事をください】

としたり

【12/15までにお返事がなければ、掲載の内容で進めます】

という書き方もできます。

 

相手への配慮を忘れずに


あなたの都合でなくても、相手に至急アクションを起こしてほしくて

メールした場合、相手への配慮も忘れないようにしましょう。

メールの冒頭に、たとえば

「お忙しいところを大変恐れ入ります。

XXXのため、MM/DDまでに、お返事いただきたくメールしました。

期限までにご回答いただけると大変助かります。よろしくお願いします」

と入れるなどして、気配りをしてください。

冒頭なので、短くて大丈夫です。

最後に重ねてお礼をいってもかまいません。

なぜ、最後だけではなく、最初に入れるのかといえば

そのあと、相手の気持ちが本文を読む前に和らぐからです。

和らいでから、本文を読んでいただくほうが、

きっとお互いにとって、いい結果が生まれますよね。

 
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