再現性120%マニュアルで効率10倍アップ! | 小さな会社で活躍する社長をサポート|ネクストステージラボ

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サクサク仕事術

2017.06.09
サクサク仕事術

再現性120%マニュアルで効率10倍アップ!

 

こんにちは、孤軍奮闘で活躍する社長ための社外NO,2 ブレインパートナー熊谷です。

 

「社長の仕事を減らせない」

「キーパーソンにはもっと重要なことを任せたいのに、いっぱいいっぱいになっている」

「誰か一人抜けると業務がまわらない」

「スタッフの仕事の分担が偏っているのをなんとかしたい」

 

こんな状況の会社、チームも多いですよね。

 お疲れさまです。(私もそうだったのでわかります)

 

社長は優秀、スタッフもキーパーソンはいる。

なのに、なかなかうまくまわっていかない。成長しないもどかしさ。

 

シンプルに言えば、

「能力のある人がその能力を最大限に活かせる組織」

になればいいのですが、これがなかなか。

 

 

自分でやったほうが早いからの卒業

私自身が、そうでした。

 平社員のスタッフの時からやっている仕事を管理職になってもやっている時がありました。

 他に任せられる人がいないから「自分でやったほうが早い」と。

 

でも、ある時、そこから脱出しました。

私だけではなく、私のスタッフも自分のスタッフに 

少しずつ仕事を割り振れるようになりました。

これは快適ですよね。

本来の役割である仕事ができるようになりますから。

 

「自分でやったほうが早い」からどうやって卒業できたかといえば、

誰でも再現性120%マニュアルを作ったのです。

 

マニュアルを作る、というと、

「作ったところで結局役に立たない」

 という声も出てきますが、そもそもそれは「使えないマニュアル」だから。

 

使えるマニュアルというのは、

カーナビのように、誰でも同じところにたどり着くもの。

 

考える人にも育てられる

カーナビ並みのマニュアルを作るというと、自分では何も考えない人になってしまう、

 と思うかもしれませんが、その心配はいりません。

 

必ず目的(何のために)を書き添えておけば、

自分のスキルが上がったり、新しいツールができたり

 予想外のことが起きた時も、その目的を顧みて考えられるようになります。

マニュアル以外でも、仕事の指示でも、

「何のために」が抜けているから、うまくいかないことが多いのです。

 

また、成功体験がないからやらない、できないということも多いです。

新しいことを任せられる方にしてみれば、

社長やリーダーになるような気概のある人でもなければ、

多くは「失敗したらどうしよう」と不安なのです。

マニュアルを見ながらやってうまくいけば自信が持てます。

その自信が他の仕事にもつながっていくのです。

 

手の込んだものである必要はないが・・・

PCスキルを駆使して、手の込んだものを作る必要はありません。

・やることを

・順を追って

・シンプルに

・わかりやすい言葉で

・目的、得たい結果とともに

書くだけ。

 大切なのは、「抜けがないこと」「カテゴリー分けをしっかりする」こと。

そのためにカギになるのは、「業務の徹底的な棚卸し」です。

 

マニュアルどおりやってもできない大きな理由の1つが

その仕事のベテランが作っているので、説明がなければわからないことに気づけず、

肝心なことでも抜けてしまうのです。

マニュアルを作ろうとせずに、まずは、紙芝居のように、

時系列でやっていることを全て棚卸しをしてみてください。

 

もっと効率のいい方法

そうして棚卸した内容を他の人に説明して相手がわかれば完璧です。

 ですが、そこまでの時間をかけるのはなかなか難しいと思います。

 

効率のいい質問に基づいてヒアリングをし、それを分かりやすい言葉でマニュアルにまとめる。

 ブレインパートナーは、そんなお手伝いも得意です。

 

その結果、社長の時間が月に数日空いたり、キーパーソンが活躍できるようになったり、

思わぬ無駄が見つかったり、効率化が図れれば、こんな素晴らしいことはないですよね。

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