こんにちは、仕組み化で働く人を笑顔にする専門家 熊谷 美雪です。
会議中ずっと下を向いたままで、当ててくれるなと言わんばかりのスタッフ。
やりきれなくなりますよね。
私も経験してきました。
実際に、コミュニケーション強化の会社の方針のもと、部内でミーティングを開いたものの、
話すのはいつも同じ人。言いたくない人は下を向いたまま。
さて、なんとかしなければ、と思い、あれこれ考えました。
発言を躊躇する3大理由
発言しない人にはそれなりの理由があります。
発言を躊躇させてしまう理由は、大きく分けると3つ。
1)そもそもその会議のテーマを理解していない
2)否定されたり、能力がないと思われるのが怖い
3)責任を負わされるのが嫌だ
(提案や意見があっても、じゃあ、君がやれ、と言われるのが怖くて言えない)
逆を言えば、この3つがクリアできると、かなり話してくれるようになるということ。
私が実践した方法とは?
下を向いたままのスタッフから発言を引き出せるようにするため、私がやったことをご紹介します。
1)小規模のチーム(5人程度)で、週に1回、月曜の午後30分だけ、
その週の予定を確認しあうミーティングを持つことにしました。
その週の予定の確認ですから、簡単です。
お互いに何をしているかもつかめるし、自分がやることを言うので、
正解、不正解はなく、誰かに否定されることもありません。
(これをやるようにしたところ、自分がやっていることを知ってもらうことに
ちょっとした自信を持った様子でした)
2)ミーティングの雰囲気が明るく、安心な場と思えるよう、
ミーティングのスタートを工夫しました。
・メンバーの中の一人が週末にあったことを3分以内で話します。
話す人は予め決めず、当日その場で、小さなボールを転がして決めます。
↓
・話を聞いた後、話し手がボールを渡した人が、その話を要約して1分で話します。
↓
・話し手はその要約についてフィードバックします。
これだけです。
あらかじめ話す人を決めないので、前の日に「何を話そうか?」と
憂鬱になることはないですし(笑)、
要約する人も、話し手が話した後に選ぶので、全員が話をきちんと聞きます。
これが席に座っている順番に話すような会にすると、自分の話のことばかり考えて、
人の話を聞かないので、本当の意味で話す、聞く、理解する、という力もつきません。
その場でランダムでやるからこそ、
話す側も要約された話を聞くことで、自分が言いたいことが伝わるかどうかがわかりますし、
要約する方も、自分の理解力を感じることができます。
ちょっとしたゲーム感覚でやっていましたが、いつも結構盛り上がり、
その後に続くミーティングでは、下を向いた状態でいる人はいませんでした。
安全と思える場づくり
会議が安心な場と思えるよう、こんなことに注意してみてください。
・全員が、その会議のテーマトについて十分理解しているかを確認する
(趣旨や目的、参加者に求められていることをわかりやすく伝える)
・相手の「意見」に対してコメントをするだけであり、
相手そのものを非難するのではないことを共有する。
・上限関係を気にして、意見を変える必要はないことを共有する。
こうしたことだけでだいぶ話しやすくなるはずです。
そして、基本的に笑顔を忘れずに、些細なことでも意見や考えを言い合える機会を設けましょう。
必ずリーダーが同席するのではなく、
スタッフだけで話す機会を持たせるのも効果的ですよ。
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