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スモールチームの力

2018.01.30
スモールチームの力

会議で発言しない部下に発言してもらうには?

 

こんにちは、仕組み化で働く人を笑顔にする専門家 熊谷 美雪です。

 

会議中ずっと下を向いたままで、当ててくれるなと言わんばかりのスタッフ。

やりきれなくなりますよね。

私も経験してきました。

実際に、コミュニケーション強化の会社の方針のもと、部内でミーティングを開いたものの、

話すのはいつも同じ人。言いたくない人は下を向いたまま。

さて、なんとかしなければ、と思い、あれこれ考えました。

 

発言を躊躇する3大理由

 

発言しない人にはそれなりの理由があります。

 

発言を躊躇させてしまう理由は、大きく分けると3つ。

1)そもそもその会議のテーマを理解していない

2)否定されたり、能力がないと思われるのが怖い

3)責任を負わされるのが嫌だ
(提案や意見があっても、じゃあ、君がやれ、と言われるのが怖くて言えない)

 

逆を言えば、この3つがクリアできると、かなり話してくれるようになるということ。

 

私が実践した方法とは?

 

下を向いたままのスタッフから発言を引き出せるようにするため、私がやったことをご紹介します。

 

1)小規模のチーム(5人程度)で、週に1回、月曜の午後30分だけ、

  その週の予定を確認しあうミーティングを持つことにしました。

  その週の予定の確認ですから、簡単です。

  お互いに何をしているかもつかめるし、自分がやることを言うので、

  正解、不正解はなく、誰かに否定されることもありません。

  (これをやるようにしたところ、自分がやっていることを知ってもらうことに

  ちょっとした自信を持った様子でした)

 

2)ミーティングの雰囲気が明るく、安心な場と思えるよう、
  ミーティングのスタートを工夫しました。

  ・メンバーの中の一人が週末にあったことを3分以内で話します。

   話す人は予め決めず、当日その場で、小さなボールを転がして決めます。

    ↓

  ・話を聞いた後、話し手がボールを渡した人が、その話を要約して1分で話します。 

    ↓

  ・話し手はその要約についてフィードバックします。

 

  これだけです。

 

  あらかじめ話す人を決めないので、前の日に「何を話そうか?」と

  憂鬱になることはないですし(笑)、

  要約する人も、話し手が話した後に選ぶので、全員が話をきちんと聞きます。

 

  これが席に座っている順番に話すような会にすると、自分の話のことばかり考えて、

  人の話を聞かないので、本当の意味で話す、聞く、理解する、という力もつきません。

 

  その場でランダムでやるからこそ、

  話す側も要約された話を聞くことで、自分が言いたいことが伝わるかどうかがわかりますし、

  要約する方も、自分の理解力を感じることができます。

 

  ちょっとしたゲーム感覚でやっていましたが、いつも結構盛り上がり、

  その後に続くミーティングでは、下を向いた状態でいる人はいませんでした。

 

安全と思える場づくり

 

会議が安心な場と思えるよう、こんなことに注意してみてください。

・全員が、その会議のテーマトについて十分理解しているかを確認する
 (趣旨や目的、参加者に求められていることをわかりやすく伝える)

・相手の「意見」に対してコメントをするだけであり、
 相手そのものを非難するのではないことを共有する。

・上限関係を気にして、意見を変える必要はないことを共有する。

こうしたことだけでだいぶ話しやすくなるはずです。

 

そして、基本的に笑顔を忘れずに、些細なことでも意見や考えを言い合える機会を設けましょう。

必ずリーダーが同席するのではなく、

スタッフだけで話す機会を持たせるのも効果的ですよ。

 

ファーストステップ無料相談実施中。お問い合わせはお気軽に。

 


 

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