こんにちは、仕組み化で働く人を笑顔にする専門家　熊谷　美雪です。

会議中ずっと下を向いたままで、当ててくれるなと言わんばかりのスタッフ。

やりきれなくなりますよね。

私も経験してきました。

実際に、コミュニケーション強化の会社の方針のもと、部内でミーティングを開いたものの、

話すのはいつも同じ人。言いたくない人は下を向いたまま。

さて、なんとかしなければ、と思い、あれこれ考えました。

発言を躊躇する３大理由

発言しない人にはそれなりの理由があります。

発言を躊躇させてしまう理由は、大きく分けると３つ。

１）そもそもその会議のテーマを理解していない

２）否定されたり、能力がないと思われるのが怖い

３）責任を負わされるのが嫌だ
（提案や意見があっても、じゃあ、君がやれ、と言われるのが怖くて言えない）

逆を言えば、この３つがクリアできると、かなり話してくれるようになるということ。

私が実践した方法とは？

下を向いたままのスタッフから発言を引き出せるようにするため、私がやったことをご紹介します。

１）小規模のチーム（５人程度）で、週に１回、月曜の午後３０分だけ、

　　その週の予定を確認しあうミーティングを持つことにしました。

　　その週の予定の確認ですから、簡単です。

　　お互いに何をしているかもつかめるし、自分がやることを言うので、

　　正解、不正解はなく、誰かに否定されることもありません。

　　（これをやるようにしたところ、自分がやっていることを知ってもらうことに

　　ちょっとした自信を持った様子でした）

２）ミーティングの雰囲気が明るく、安心な場と思えるよう、
　　ミーティングのスタートを工夫しました。

　　・メンバーの中の一人が週末にあったことを３分以内で話します。

　　　話す人は予め決めず、当日その場で、小さなボールを転がして決めます。

　　　　↓

　　・話を聞いた後、話し手がボールを渡した人が、その話を要約して１分で話します。　

　　　　↓

　　・話し手はその要約についてフィードバックします。

　　これだけです。

　　あらかじめ話す人を決めないので、前の日に「何を話そうか？」と

　　憂鬱になることはないですし（笑）、

　　要約する人も、話し手が話した後に選ぶので、全員が話をきちんと聞きます。

　　これが席に座っている順番に話すような会にすると、自分の話のことばかり考えて、

　　人の話を聞かないので、本当の意味で話す、聞く、理解する、という力もつきません。

　　その場でランダムでやるからこそ、

　　話す側も要約された話を聞くことで、自分が言いたいことが伝わるかどうかがわかりますし、

　　要約する方も、自分の理解力を感じることができます。

　　ちょっとしたゲーム感覚でやっていましたが、いつも結構盛り上がり、

　　その後に続くミーティングでは、下を向いた状態でいる人はいませんでした。

安全と思える場づくり

会議が安心な場と思えるよう、こんなことに注意してみてください。

・全員が、その会議のテーマトについて十分理解しているかを確認する
　（趣旨や目的、参加者に求められていることをわかりやすく伝える）

・相手の「意見」に対してコメントをするだけであり、
　相手そのものを非難するのではないことを共有する。

・上限関係を気にして、意見を変える必要はないことを共有する。

こうしたことだけでだいぶ話しやすくなるはずです。

そして、基本的に笑顔を忘れずに、些細なことでも意見や考えを言い合える機会を設けましょう。

必ずリーダーが同席するのではなく、

スタッフだけで話す機会を持たせるのも効果的ですよ。