テレワークで集中力を保つ環境作りと管理 | 小さな会社で活躍する社長をサポート|ネクストステージラボ

女性リーダー育成と業務プロセス改善のパートナー

サクサク仕事術

2020.04.14
サクサク仕事術

テレワークで集中力を保つ環境作りと管理

「家は仕事をしろと言っても集中できない」数年前、私が働いていた会社は、いち早く一部に社員にはテレワークを許可していたのですが(女性には大好評)、中には「家でなんて仕事にならない」と利用しない方も多くいました(特に男性が多かったですね)。

その後、独立しかなり早くからスカイプ、ZOOMを活用して自宅で仕事をしたり、ウェブ会議をしていた私にとって、今、推奨されている働き方はすでに日常でした。ですが、組織の一員や中間管理職としての役割を担いながらのテレワークと、独立して全てが自分次第というテレワークでは性質が異なりますよね。

こうした私の「組織と個人、両方でのテレワークの経験」から(両方のテレワークを経験している人は割と貴重かなと)、1)組織でのテレワークでのポイント 2)自宅で働く場合の集中力と効率 について、お伝えしたいと思います。

組織でのテレワーク・リモートワーク

組織でのテレワーク・リモートワーク -セキュリティ

テレワークにすると言っても家で仕事をすればいいわけではありません。大企業ではすでにノウハウも確立させているところも多いと思いますが、「え?どうすればいいの?」と戸惑ってしまう経営者の方も少なくないかと思いました。

私が以前勤務していた企業では、こんな制限がかかっていました。

・会社のIDでログインすると、クラウド上のファイルやフォルダが閲覧できる
・それらのファイルは自分のPCにダウンロードできない
・それらのファイルはプリントアウト出来ない

そして、テレワーク開始前に、各自のPCのOSのバージョンやセキュリティーソフトなどを確認がなされました。各自のPCに何らか問題があれば、それがネットワークで影響してしまうかもしれないからです。

これは7年前のことで、社内のシステムで急遽作られたものですから、まだまだ十分とは言えません。今は、オフィスのクラウドサービスが充実していると思いますので、ぜひ、そうしたサービスを検索して探すというところから始めてみてください。

社内の承認などどうするかが最初に浮かびかもしれませんが、今は電子承認などもありますので活用できるかと思います。

組織でのテレワーク・リモートワーク -コミュニケーション

「ちょっと時間ある?」こんなふうに声をかけられないのが不便という不安も。ちょっとしたやりとりにメールを頻繁に開くのあまりに効率が悪いですよね。これはPCにチャット機能を入れておくと便利なのです。イメージとしては、LINEのお仕事版ですね(これも企業によりすでに導入済みだったり、何それ?という感じだったりで、差があると思いますが)

部下への声かけにも使えます。「体調どう?」とか気軽に聞けたり、「これ、いいよ!」とか褒めたり、「ありがとう!お疲れ様」とねぎらったり。口頭より声かけのハードルが下がってよかった、という声も聞きます。

1対1だけではなく複数まとめて呼びかけることもできますので、「XXの件でちょっと打ち合わせしたいんだけど、午後空いている時間を教えて」と一斉に呼びかけることもできます。

「何をしているのかわからない」という管理の問題も、チャット機能に「休暇、離席、会議中」などのチェックをできるようにしておけば、今の状態がわかります。

前提として、リアルよりも脳が受け取れる情報が少ない(相手の状況が把握しづらい)ので、そこに配慮していつも以上に相手をおもんばかったコミュニケーションをとりたいものです。

テレワークで集中力を保つ方法

テレワークで集中力を保つ方法 -環境づくり

「自宅で仕事をするとどうしても気が散る」そんな方は、環境とリズムを作ることから始めてみるといいですね。そうして自分にとって快適なルーティンを作ってしまいましょう。

とはいえ、人が本当に集中する時間は限られます。ですので、終日同じ集中力を保とうとするのではなく、緩急つけて時間を上手に使えことをお勧めします。

具体的にはこんな感じです。

・視野に入るところに気が散るものを置かない

・仕事のスイッチを入れる行動を決める(コーヒーを飲む、それ用の音楽を聴くなど)
 
 (私は、コーヒーを入れて、アマゾンプライムでの「仕事のためのポップス」
  を聴くとスイッチが入ります^^)

・自分が一番イケてる(パフォーマンスが上がる)時間帯を知る

・自分がイケてる時間帯に大事な仕事をする

・集中力が落ちがちな時間にルーティンで慣れている仕事、
 多少集中力が起きても惰性(習慣)でできる仕事を回す

・休憩を適宜とる(あらかじめ決めた時間に無理にでもとる方が、結果的に集中力が保てます)

・どうしても集中しないといけない時に、なかなかそのモードになれない時は、
 2番目に書いたルーティンをやってみる
 
・どうしてもダラける時は、一旦リフレッシュする
 (ちょっと体操したり、まとまった時間(數十分)思い切って仕事から離れる)

私は、日中30分くらい早足で散歩するのを日課にしています。そうするとひらめくことも結構あるので。

まとめ

今は緊急事態。思考の前提として、「XXXだから出来ない」ではなく、「どうすればできるか?」を前提に考えたいですね。

うまくいけば、今後様々な経費を削減でき、出勤のストレスも減らすことができます。出勤が苦痛で転職、独立を考えている方の流出も防げるだけではなく、採用についても、遠方に住んでいる優秀な方を採用することも可能になるかもしれません。

雇われている側にとっても自分の時間が増えます。

売り上げに関しては、レストランに下ろすはずだった残った野菜を5,000円のセットにしてドライブスルーで販売して、売れている会社もあります。自分の業界の当たり前ではなく、「異業種でやっていることを取り入れられないのか?」と考えてみると意外なアイディアが湧いてくることも。

一緒に乗り越えましょう。

PAGETOP
▲ PAGETOP